«Bienvenue à l’université de Bordeaux»

Chaque jour de l’année universitaire, les étudiants défilent devant le comptoir de l’accueil du bâtiment H sur le campus Montesquieu avec des questions en pagaille. Démarches administratives et procédures diverses relatives aux admissions, inscriptions ou diplomations n’ont en principe pas de secret pour Céline Péré et son équipe. « Il est parfois plus facile de demander de l’info à quelqu’un que de la chercher tout seul, plaisante-t-elle. Notre rôle est de proposer une réponse personnalisée, de traduire le langage administratif. Et lorsque nous n’avons pas, sous le coude, les renseignements demandés par les étudiants, nous tâchons de revenir vers eux a posteriori d’une façon ou d’une autre. Globalement, ces jeunes sont plutôt courageux car le fonctionnement de la scolarité à l’université est parfois complexe, surtout pour les primo-entrants. »

Disponibilité, écoute, patience, bienveillance…

Responsable de l’accueil scolarité pour la faculté de droit et science politique et celle d'économie, gestion et AES depuis deux ans, Céline Péré prend sa mission très à cœur. Composée de 3 personnes à temps plein et d’étudiants vacataires, son équipe veille au bon fonctionnement des processus d’admission, d’inscription et de diplomation des 10 000 étudiantes et étudiants concernés.

Isolée dans un petit bureau à part, Eva, également étudiante vacataire, répond quant à elle à la « hot line ». « En ce moment, je reçois en moyenne 40 appels par jours ; nombreux sont ceux qui proviennent de parents un peu inquiets…. Il faut les rassurer et rester calme », raconte la jeune fille. Sans compter le nombre incalculable d’emails envoyés aux sept adresses génériques et auxquels Céline Péré met un point d’honneur à répondre. « Certains étudiants sont dans des situations compliquées. Il m’arrive de les recevoir dans mon bureau et de les écouter. J’ai à cœur de les aider du mieux que je peux », confie-t-elle. « Dans cette fonction, le savoir-être est primordial, bien avant le savoir-faire. Le plus important est d’adapter sa posture à la situation, de garder la bonne distance. »

L’accueil, un enjeu essentiel

Un bon accueil implique non seulement de fournir des informations claires et utiles, mais aussi de faire preuve d'empathie, de patience, de respect et de réactivité. Cela contribue à créer un environnement d’étude chaleureux et engageant mais aussi à donner une image positive, accessible et efficace des services de l’université de Bordeaux, tout en véhiculant les valeurs humanistes de l’institution. L’accueil commun dépend du service Gestion des formations et des cursus du collège droit, science politique, économie et gestion.

« Nous travaillons main dans la main, et en cascade. La préparation des admissions (modalités de candidatures pour intégrer une formation) dès janvier avec l’ouverture de Parcoursup ; puis vient la période des inscriptions, toujours très chargée. Tous les transferts de dossiers d’étudiants sont également traités au fil de l’eau par notre équipe. Nous accueillons aussi les étudiants pendant les périodes d’examens. Ils sont parfois en panique et ont besoin d’une oreille, d’un conseil ou juste d’un sourire encourageant ! », explique Céline Péré. « J’aime mon travail et suis particulièrement attentive au bien-être de mon équipe. Je veille à entretenir des relations fluides avec les collègues dans les services et les responsables pédagogiques dans les composantes de formation. Il faut savoir où aller chercher l’info. Cela demande du temps, mais c’est primordial » précise-t-elle.

Dans cet objectif, la jeune femme assiste à toutes les réunions de service des deux facultés pour « glaner toutes les informations pouvant être utiles pour accueillir les étudiants » ; elle maitrise l’offre de formation sur le bout des doigts et reste calme et posée en toute situation. Le secret d’un accueil réussi.